Konstituering og forretningsorden

Den nye bestyrelse har nu holdt vores første møde og konstitueret sig selv som følger:

Formand: Jonas Christoffersen

Næstformand: Stine Adelørn

Ansvar for udlejning: Susanne Arnsberg & Gitte Andreasen

Vi har også samtidig diskuteret vores fremadrettede forretningsorden.

Her er det værd at nævne, at vi havde en del snak omkring kommunikation og tonen i afdelingen. For at sikre den gode tone har vi i vores forretningsorden beskrevet at bestyrelsen prioriterer dialog frem for diskussion.

Vi håber at resten af afdelingen vil gøre det samme, når vi snakker med vores naboer eller andre beboere i Frøgården. Som hjælp har vi lånt dette skema, som med nogle tydelige eksempler, definerer forskellen på diskussion og dialog:

Kilde: Kirsten Matzen, Ledelseskommunikation

Arbejdsopgaver og aktiviteter

Det primære fokus for den nye bestyrelses første år, bliver oprydning.

Husorden

Vi skal have gennemgået Husordenen, for at sikre, at der står det som tidligere afdelingsmøder er blevet enige om at der skal stå og så skal vi samtidig sikre at den overholder de øvrige regler og love, som vi som afdeling er underlagt.
Husordenen skal også være tilgængelig på afdelingens hjemmeside både i tekst og som download.

Hvis der er noget som er uklart eller ikke defineret godt nok, så vil vi tage det med på næste afdelingsmøde.

Hjemmeside

 Afdelingen har en hjemmeside, hvor referater fra bestyrelsesmøder og afdelingsmøder burde kunne findes. Desværre er det nyeste materiale på hjemmesiden fra 2018, så her skal vi også i gang med en større oprydning og opdatering.

Meningen med afdelingens hjemmeside under Lejerbo, er at det gerne skulle være sådan at hvis man som beboer i Frøgården er i tvivl om noget eller mangler noget information som relatere sig til afdelingen, så skulle hjemmesiden gerne være der hvor Informationen kan findes uden for meget besvær. Og kan man ikke finde det der, så kan man henvende sig til ejendomskontoret som kan finde det. Hvis man ikke er så velbevandret på en hjemmeside, så er vi sikre på at man hurtigt og nemt kan få hjælp af en nabo og ellers er man velkommen til at henvende sig til bestyrelsen, som kan være behjælpelig. Det er selvfølgelig en opgave som vil tage noget tid og vi forventer at kunne give en status på hvor langt vi er med opdateringen til næste afdelingsmøde.

Aktiviteter

Bestyrelsen har snakket om at vi sammen med aktivitetsudvalget gerne vil lave nogle fælles sociale aktiviteter i Frøgården. Vi har allerede mange gode aktiviteter her og dem vil vi gerne være med til at bakke op omkring.

Kommunikation

Bestyrelsen har i forbindelse med snakken om kommunikation også snakket om at vi vil forsøge at være meget mere synlige og meget mere kommunikerende. Der vil blive lavet opslag i alle opgange, med nyt fra bestyrelsen hver gang vi har noget på hjerte eller når referatet fra bestyrelsesmødet er klar.

Samtidig fortsætter vi traditionen med at være tilgængelige. Bestyrelsen har valgt at afholde bestyrelsesmøde hver den sidste torsdag i måneden fra 19-21. Derfor har vi også valgt at den første møde-torsdag i hvert kvartal skal være Åbent dør hvor beboere er velkommen til at komme med spørgsmål og bestyrelsen giver en kop kaffe.

Datoerne for åben dør dagene vil blive meldt ud senere.

Første gang er d. 25. april kl. 19-21.

 Vi håber at alle beboere vil tage godt imod den nye bestyrelse og hjælpe os med at gøre Frøgården til den bedste afdeling at bo i.

 På bestyrelsens vegne,

Jonas Christoffersen

Formand